AZ goes European

Als Official Travel Partner van AZ verzorgen wij al hun reizen. De Alkmaarse club speelde dinsdag 15 september in de derde voorronde van de Champions League tegen FC Dynamo Kiev in Oekraïne. Wij spraken met onze Project Manager, Diede van der Eng, een paar dagen voordat ze met het team afreisde naar de Oekraïne. Samen met haar THL Travel collega’s heeft ze deze reis tot in de puntjes geregeld. Wat komt daar eigenlijk allemaal bij kijken?

Tijdens de loting op maandag 31 augustus werd er bekend dat AZ op dinsdag 15 september in de Champions League voorronde een uit wedstrijd speelt tegen Dynamo Kiev in Oekraïne. Je had precies 2 weken de tijd om de reis voor te bereiden.
Hoe zag die voorbereiding eruit?

“We hadden al behoorlijk wat voorwerk gedaan. De drie mogelijke tegenstanders waren Benfica (Lissabon, Portugal), KAA Gent (België) of Dynamo Kiev (Oekraïne). Van deze drie bestemmingen hebben we de reisrestricties volledig in kaart gebracht, offertes aangevraagd voor charters, hotels en contact gelegd met diverse lokale agenten.
Na de loting konden we gelijk snel schakelen en AZ diezelfde dag nog concrete reisvoorstellen doen. Eerlijk gezegd stonden wij ook weer te popelen hoor! Weer doen waar we goed in zijn, ik krijg daar zoveel energie van.”

Waar ontzorgen we AZ op reisgebied allemaal mee?

“Wij ontzorgen AZ, in zowel travel als logistiek, tot het maximale. We bevestigen de charter en maken met de airline gedetailleerde afspraken. Denk daarbij aan de seating in het vliegtuig – belangrijk dat iedereen in het vliegtuig 1,5 meter afstand kan bewaren – en we zien erop toe dat de extra hygiëne protocollen worden nageleefd door de airline. Verder stemmen we de catering wensen af. Regelen dat de spelersbus direct bij het vliegtuig platform mag komen. Brengen we in kaart hoe de paspoort controle en security verloopt. Regelen we porter service et cetera.”

En dat is alleen nog maar de vlucht?

“Haha ja klopt.
In Kiev hebben we een hotel geboekt waar het team, bestuur en de pers twee nachten verblijven. Normaal gesproken ga ik met de teammanager van AZ op inspectie en maken we daarna een definitieve hotelkeuze. Omdat we na de Kiev inspectie 10 dagen in quarantaine hadden gemoeten heeft AZ ervoor gekozen om dit keer niet op pre-trip te gaan. Het hotel wat we hebben geboekt heeft ervaring met andere voetbalclubs en goede recensies, dus dat geeft genoeg vertrouwen.

Ik ben in nauw contact met het hotel en stem, tot op de minuut, ieder detail van ons verblijf met ze af. De tijdstippen waarop de meetingruimte wordt gebruikt voor maaltijden of overleg. Afstemmen van de menu’s, kamerlijsten, benodigdheden voor de fysio kamer. Én als extra aandachtspunt ook hier weer de huidige gezondheidsrichtlijnen. Handzeep dispensers op de kamers en op diverse plekken in het hotel, afspraken over (extra) schoonmaak, waarborgen van de 1,5 meter afstand in het hele hotel.”

Gedetailleerd werk Diede! Je gaf ook aan dat we verantwoordelijk zijn voor de logistiek. Wat kan ik mij daarbij voorstellen?

“We regelen en coördineren alle transfers ter plaatse. Alle routes en voorlopige tijden, inclusief het aantal benodigde bussen en minivans, stem ik af met onze lokale partner. In plaats van één teambus hebben we nu, om voldoende afstand te kunnen bewaren, twee teambussen. Daarnaast inventariseer ik bij AZ hoeveel materiaal ze meenemen en regel hiervoor passend vervoer.”

Om in voetbaltermen te spreken.. je hebt heel wat “ballen om in de lucht te houden”.

“Klopt ja, heerlijk vind ik dat. Actie! Door het coronavirus zijn er dit keer extra zaken om rekening mee te houden. Het blijkt maar weer hoe goed ons contact is met AZ. We zijn op elkaar ingespeeld en schakelen snel wanneer nodig. Juist nu zo belangrijk. Het draaiboek voor deze reis is door alle extra checks wel wat langer dan normaal haha.

Tijdens de reis doe ik alle checks en ad-hoc wijzigingen, er zijn namelijk altijd wel onvoorziene situaties. Het team merkt daar doorgaans niets van, want ik zorg ervoor dat alles –  ehm ja ik kan er niets anders van maken – van A tot Z geregeld is.”

~

AZ heeft gisteren helaas verloren van Dynamo Kiev. Dit betekent dat ze verder gaan spelen in de groepsfase van de Europa League. Op 2 oktober is de loting. We kijken uit naar de volgende Europese reis!